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Les informamos de que se ha decidido dejar de admitir las notas simples o notas informativas del Registro Mercantil como documentación válida para la acreditación de entidades.

Por ello, a partir del 11 de junio de 2026, la documentación registral que se aporte para acreditar una entidad deberá consistir en una certificación registral emitida por el Registro Mercantil, no siendo válidas las notas simples o notas informativas.

Con el fin de facilitar la transición y mientras se informa de este cambio a las oficinas y registradores, se establece un período transitorio comprendido entre el 11 y el 30 de junio de 2026, durante el cual podrán seguir aceptándose las notas simples que ya hayan sido solicitadas o aquellas presentadas por entidades que aún no hayan tenido conocimiento de esta modificación.

No obstante, a partir del 1 de julio de 2026, no se aceptará ningún tipo de nota simple o nota informativa, siendo imprescindible aportar una certificación registral vigente para la acreditación de la entidad.

Esta modificación ya ha sido incorporada a la documentación informativa disponible en nuestra página web.

Documentación a aportar para solicitar un certificado de Representación de Persona Jurídica

Para cualquier consulta adicional, quedamos a su disposición.

Base jurídica:

La nota simple informativa tiene un carácter meramente informativo y, por tanto, no acredita fehacientemente el contenido de los asientos del Registro Mercantil.

Por el contrario, la certificación constituye el único medio válido para acreditar dicho contenido, de conformidad con lo establecido en el artículo 77.2 del Reglamento del Registro Mercantil, que dispone que "la certificación será el único medio de acreditar fehacientemente el contenido de los asientos del Registro".

Como apoyo legal a lo indicado en el párrafo anterior cabe destacar:

1. Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil

   Artículo 77. Certificaciones.

   “2. La certificación será el único medio de acreditar fehacientemente el contenido de los asientos del Registro”.

   Artículo 382. Publicidad formal

   “1. El Registrador Mercantil Central podrá expedir notas informativas de su contenido, con los datos concernientes a empresarios individuales, sociedades o entidades inscritas. La solicitud de estas notas deberá hacerse por escrito. En las notas que se expidan se advertirá de las limitaciones relativas a la información que se facilita.

   Las notas simples informativas a que se refiere el párrafo precedente podrán expedirse a través de sistemas de telecomunicación informáticos.“

   La validez jurídica de las notas simples del Registro Mercantil, incluidas las emitidas en formato CSV, es exclusivamente informativa.

   Según el artículo 382 del Reglamento del Registro Mercantil, estas notas simples no tienen valor probatorio pleno ni producen efectos jurídicos frente a terceros, ya que no acreditan fehacientemente el contenido de los asientos registrales.

   La eficacia probatoria y la fe pública registral quedan reservadas a las certificaciones expedidas formalmente por el registrador.

2. En relación con los CSV, Un Código de seguro de verificación, permite comprobar la autenticidad del documento impreso en el papel por un tercero interesado, en este supuesto de la nota simple. No obstante, la misma seguirá teniendo simplemente carácter informativo.

   Con entrada en vigor de la nueva Ley 11/2023 sobre digitalización de actuaciones notariales y registrales, las certificaciones se emitirán siempre en formato y soporte electrónico, sin perjuicio de poder requerir presencialmente en la sede de este Registro la impresión de dicha certificación. Las certificaciones electrónicas se garantizarán en cuanto a su origen e integridad con el certificado electrónico cualificado de firma del registrador estando dotadas de un código electrónico de verificación.

   Esta ley es la Transposición de la Directiva (UE) 2019/1151 de utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de sociedades.

   Ha de tenerse también en cuenta la introducción del artículo 111 ter en la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas fiscales, administrativas y del orden social, que dispone: “Los sistemas de información y comunicación que se utilicen por registradores y notarios deberán ser interoperables entre sí para facilitar su comunicación e integración.” Vigente desde 9 de mayo de 2024.

3. Artículo 222.2 y 5 de la Ley Hipotecaria (LH):

   “La manifestación, que debe realizar el Registrador, del contenido de los asientos registrales tendrá lugar por nota simple informativa o por certificación, mediante el tratamiento profesional de los mismos, de modo que sea efectiva la posibilidad de publicidad sin intermediación, asegurando, al mismo tiempo, la imposibilidad de su manipulación o televaciado.

   La publicidad registral se emitirá siempre en formato y soporte electrónico, sin perjuicio de su traslado a papel si fuera necesario. Las notas simples se garantizarán en cuanto a su origen e integridad con el sello electrónico del Registro y las certificaciones con el certificado electrónico cualificado de firma del registrador. En uno y otro caso estarán dotadas de un código electrónico de verificación.”

   “La nota simple informativa tiene valor puramente informativo y no da fe del contenido de los asientos.”

   Artículos 332.5.2 y 332.5.3 del Reglamento Hipotecario, que reiteran el carácter informativo de la nota simple.

4. Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil:

   Artículo 317.4º LEC, que reserva la fuerza de documento público a la certificación registral.

5. Audiencia Provincial de Toledo Nº sentencia '112/2022' de fecha 27 de abril de 2022: Desahucio en precario: desestimación de la apelación al acreditarse la titularidad de la finca mediante certificación registrales

   La sentencia contenida en el documento TOL9146325 distingue claramente entre el valor probatorio de la nota simple registral y el de la certificación registral. El tribunal expone que “la nota simple registral tiene valor puramente informativo y no da fe del contenido de los asientos”, subrayando que su utilidad reside en aportar información básica sobre la titularidad de la finca, pero carece de fuerza acreditativa plena.

Por lo anterior, la nota simple/informativa NO es válida para la emisión de los certificados. Solo las certificaciones registrales.

Actualmente, se aceptan pasaportes venezolanos, ucranianos y bielorrusos caducados para verificar la identidad. Más información.

Sí, el DNI digital sirve para identificar tu identidad, a partir del 2 de abril de 2026 las oficinas deben estar adaptadas para verificarlo y aceptarlo. Puede verificar el DNI con la aplicación oficial miDNI escaneando el QR. Mas información.

En la actualidad la FNMT – RCM no expide este tipo de certificados, por lo que no es posible su obtención, aun cuando la persona que actúe por representación pueda acreditar que es el representante legal o voluntario del representado. Ya que el usuario no actúa por sí mismo, sino que un tercero actúa en su representación.

Esta opción, que en principio puede parecer válida, se ha descartado por el riesgo legal del uso no autorizado o fraudulento, especialmente en situaciones como fallecimiento del representado, revocación del poder o falta de firmeza de una sentencia.

En la mayoría de los sistemas actuales cuando se interactúa telemáticamente con la administración existe la figura del representante. Cuando alguien actúa en representación de un tercero, puede hacerlo con su certificado y aportar la documentación que le otorga la representación de este tercero. También existen los registros de apoderamiento, donde se puede registrar esta representación.

En cuanto a los desplazamientos no es necesario en todos los casos, pues la FNMT-RCM admite la legitimación de firma en presencia notarial, que evita que la persona que quiere obtener el certificado deba desplazarse. El notario suele acudir al domicilio del usuario para realizar esta legitimación de firma presencial.

Lamentamos mucho la problemática que nos plantea, la FNMT-RCM trabaja constantemente en llegar a todos los posibles usuarios de certificados electrónicos, pero siempre salvaguardando la seguridad de los usuarios del sistema.

La solicitud y expedición de certificados de firma electrónica a personas con discapacidad / diversidad, ha de cumplir los principios del Real Decreto Legislativo 1/2013, de 29 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social¹. No obstante, si el registrador/a tiene evidencias sustanciales de que el solicitante del certificado puede tener limitados sus derechos civiles y estuviera incapacitado legalmente y, por tanto, existe el riesgo de que el certificado pueda ser utilizado ilegítimamente por otra persona, deberá tener en cuenta:

1. No se puede negar la emisión de un certificado de firma electrónica a una persona con discapacidad/diversidad, respetando la libertad de las personas y ejercicio de los derechos individuales que, en este caso, se pueden realizar mediante la utilización de firmas electrónicas.
2. Por otro lado, se ha de preservar la responsabilidad de los PSC y sus Oficinas de Registro para actuar con la mayor diligencia.
3. La legislación especial (firma electrónica) y general (código civil y concordantes), el RDLeg 1/2013, antes citado, la Ley 8/2021, de 2 de junio, de reforma de la legislación civil y procesal para el apoyo a las personas con discapacidad en el ejercicio de su capacidad jurídica, y demás normas concordantes de aplicación.

Visto lo anterior, y teniendo en cuenta que no hay reglas generales, y que la Ley 8/2021, de 2 de junio, ha eliminado la incapacitación judicial sustituyéndola por medidas de apoyo a las personas con discapacidad, se establecen ciertas pautas de actuación basadas en las normas citadas anteriormente:

• No se puede negar la expedición a persona mayor de edad o menor emancipado, de un certificado de firma electrónica por meras sospechas o probabilidades.
• En caso de que el registrador, al realizar su actividad, comprueba que la persona solicitante, aparentemente, no está en plenitud de sus facultades, podría (según su criterio) pedir al solicitante del certificado que aporte la certificación literal del registro civil, (Hoja del Registro Civil) con el fin de comprobar si se encuentra en alguno de los supuestos de capacidad modificada judicialmente o mediante documento público notarial.
• Si en el certificado del registro aparece alguna inscripción que contenga la resoluciones judiciales o documento público notarial sobre los cargos tutelares y medidas de apoyo a la persona con discapacidad, no se expide el certificado.
• Si en el certificado del registro NO aparece inscripción de capacidad modificada judicialmente, pero persistiera la sospecha en el momento de la solicitud, le podría realizar preguntas básicas sobre los usos a realizar con el certificado y si la incoherencia de las respuestas es permanente y absoluta, de conformidad con el Título X del Código Civil, cualquier persona podrá poner en conocimiento del Ministerio Fiscal o de la autoridad judicial el hecho determinante que ha suscitado la negativa de registrar al solicitante, para que estas autoridades acuerden lo procedente.

En estos casos el Registrador debe aplicar su mejor criterio legal y de orden práctico para abordar este asunto, sobre todo dada la inmediatez de la actividad de registro que comporta la percepción directa y real de las facultades del solicitante.

(1) a) El respeto de la dignidad inherente, la autonomía individual, incluida la libertad de tomar las propias decisiones, y la independencia de las personas. b) La vida independiente. c) La no discriminación. d) El respeto por la diferencia y la aceptación de las personas con discapacidad como parte de la diversidad y la condición humanas. e) La igualdad de oportunidades. f) La igualdad entre mujeres y hombres. g) La normalización. h) La accesibilidad universal. i) Diseño universal o diseño para todas las personas. j) La participación e inclusión plenas y efectivas en la sociedad. k) El diálogo civil. l) El respeto al desarrollo de la personalidad de las personas con discapacidad, y, en especial, de las niñas y los niños con discapacidad y de su derecho a preservar su identidad. m) La transversalidad de las políticas en materia de discapacidad.
 

Te facilitamos las FAQ en referencia al proceso de legitimación de firma ante notario.

Cómo realizar la legitimación de firma ante notario

¿Puedo solicitar un certificado de representante de persona física?

¿Por qué no es válido un poder notarial y se exige la legitimación de firma ante notario?

Sólo podrán solicitar el certificado los mayores de 18 años o menores emancipados. Los menores emancipados deben aportar certificado del Registro de emancipaciones (Registro civil)

Los Apátridas ya pueden obtener el certificado de persona física presentando el Documento de viaje junto con otro documento de expedición del NIE.

Les informamos que los Registradores/as no pueden emitir certificados de pruebas bajo ningún concepto y que sólo la FNMT-RCM puede emitirlos conforme a los datos proporcionados por el organismo supervisor.

Se han mejorado los textos en el formulario de revocación de Certificados de Empleado Público para mejor entendimiento de la figura del titular y custodio del certificado a revocar y el Solicitante (ROR) de la revocación.

Desde el día 30 de agosto de 2023, la FNMT emite los certificados sin la extensión que permite utilizarlos para firmar y cifrar correos electrónicos. El resto de funciones del certificado no se ven afectadas. Cuando finalicemos la adaptación a la nueva normativa, se recuperará esta funcionalidad.

El día 15 de junio de 2023 hemos publicado una nueva aplicación para dispositivos móviles que permite a los usuarios obtener su certificado sin utilizar un PC.

El día 1 de junio de 2023 hemos lanzado nuestro servicio de Vídeo Identificación que permite al usuario obtener su certificado sin tener que acudir a una oficina de acreditación.