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Legitimación de firma ante notario

En general

Se puede prescindir de acudir a una oficina de registro para la solicitud de un certificado, pudiendo ser un tercero quien presente la solicitud, siempre que previamente el solicitante haya legitimado su firma notarialmente.

Para esto debe imprimir el contrato correspondiente en nuestra página web (https://www.sede.fnmt.gob.es/descargas/contratos ) y acudir a un notario u oficina consular para la legitimación de la firma, quien podrá utilizar el espacio disponible en el formulario o incorporar la solicitud a un acta notarial de legitimación.

Legitimación de firma en presencia notarial (ante notario o en una oficina consular)

La legitimación de firma ha de realizarse ante notario o mediante legalización consular (presentación ante la persona habilitada para tal fin en la oficina consular), no admitiéndose legitimaciones realizadas por conocimiento personal de la firma por parte del notario o de la persona de la oficina consular que vaya a realizar la legitimación de la firma, por cotejo con otra firma original legitimada o por cotejo con otra firma que conste en el protocolo o Libro Registro a su cargo

Esta obligatoriedad viene dictaminada por la Ley 59/2003, de 19 de diciembre de firma electrónica, Artículo 13.1, que dice: Podrá prescindirse de la personación si su firma en la solicitud de expedición de un certificado reconocido ha sido legitimada en presencia notarial.

Validez del documento de legitimación de la firma

El documento de legitimación de firma, en principio, no tiene caducidad, salvo que en el propio texto del notario éste lo especificara. Sin embargo, si existen sospechas, dudas o no se tiene la suficiente certeza de la validez del mismo, se puede solicitar una actualización.

En un país extranjero

En estos casos, es necesario que el notario levante acta de esta legitimación la cual se adjuntará al contrato (tanto del anverso, en cuanto a la información del solicitante que se exige; como del reverso, las condiciones de uso del certificado). Esta legitimación deberá ser apostillada y/o legitimada en los términos exigidos por el país correspondiente.

Los cónsules que representan a España en el extranjero tienen capacidad para dar fe pública, por lo que las obligaciones que la Ley impone para legitimación de firmas, en mi opinión, son aplicables a los cónsules.

Ejemplo (correo electrónico de fecha 03/04/2018 – 11:01. Archivado en: Documentación/Certificados/Acreditación)

El formulario es válido y la Apostilla de la Haya también, pero es necesario que el personal de la oficina de registro conozca los términos del contenido de la apostilla en un idioma que conozca. El contenido de la apostilla se ha de realizar en el idioma del país que la emite, pero el propio Convenio de la Haya (Apostilla) de 1961, establece la posibilidad de hacerlo en dos idiomas, si hubiera sido emitido en finés e inglés y el registrador conociera uno de los idiomas, entiendo que la apostilla podría admitirse, pero si no conoce el idioma, sería necesario traducirlo por un intérprete jurado registrado en el MAEC.

"Art. 4. Sin embargo, la apostilla podrá redactarse en la lengua oficial de la autoridad que la expida. Las menciones que figuren en ella podrán también ser escritas en una segunda lengua. El título «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)» deberá mencionarse en lengua francesa.

El Instrumento de Ratificación de España del Convenio suprimiendo la exigencia de la legalización de los documentos públicos extranjeros, hecho en La Haya el 5 de octubre de 1961 (BOE 229, de 25 de septiembre de 1978) que en España se aplica desde ese día, establece un anejo con el modelo de apostilla en español, cuyo contenido se reproduce a continuación:

APOSTILLE

(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)

1. País .........................................................................................................................

El presente documento público.

2. ha sido firmado por ..................................................................................................

3. quien actúa en calidad de ........................................................................................

4. y está revestido del sello/timbre de .............................................................................................

Certificado:

5. en .............................................................. 6. el día ..............................................

7. por ............................................................................................

8. bajo el número ..........................................

9. Sello/timbre:.................................................................. 10. Firma:....................................................